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黄石市:严把四个关口 推动数字档案馆创建

发布时间:2022-11-29 来源:黄石市档案馆 作者:朱玲 阅读次数:

日前,黄石市档案馆馆藏800万幅面纸质档案数字化加工任务圆满完成,该馆馆藏纸质档案数字化率达到98%,为创建省级示范数字档案馆打下坚实的基础。

黄石市档案馆馆藏800万幅面纸质档案数字化加工项目开始于2021年4月,总计投资312万元。该馆在追求 “加速度”的同时,高度重视档案数字化质量,严把四个关口,打好档案数字化加工攻坚战。

一、全面对标,严把安全关

严格执行《档案数字化外包安全管理规范》《纸质档案数字化规范》《湖北省纸质档案数字化操作规程》《黄石市纸质档案数字化操作规程》等标准要求,加强数字化加工场所、人员、设备、数据存储载体等的管理,切实增强安全意识、保密意识和责任意识培训,将档案实体安全和信息安全贯穿于档案数字化加工的全过程和各方面,筑牢档案安全防线。

二、全程监管,严把质量关

拒当“甩手掌柜”,对数字化加工全过程进行严格监管。统一馆藏纸质档案数字化加工标准,督导外包公司把握好“安全、质量、进度”,做到编页、著录、扫描、图像处理、图文总校、装订等重点环节环环相扣,相互纠错改错,严把档案著录关、图像扫描质量关、实体档案还原关。以问题为导向,梳理汇总图片漏扫、分件错误、人名著录不全或错字等共性问题,及时督促整改问题,全面做好数字化加工事前、事中、事后质量管理。

三、全面检查,严把验收关

聘请第三方质检机构,采取计算机自动检验与人工检验相结合的方式,对馆藏800万幅面纸质档案的条目著录、图像扫描、图像元数据、实体档案还原度等内容进行随机20%质检抽查,对于抽检不合格的全宗,扩大抽检覆盖面。目前,该项目已达到档号合格率为100%、目录数据与图像数据挂接一致性和准确性为100%,其他项目合格率达96%,保证了档案数字化成果数据真实、完整和安全。

四、全员参与,严把复查关

成立馆藏纸质档案数字化加工复查专班,通过定标准、定任务、定时限,重点对馆藏使用频率较高的、涉及民生的全宗进行全面质量复查。全馆干部职工主动利用节假日和业余时间,奋战3个月,累计完成复查任务3356卷,查找出错误3000余个,较大地提高了数字化成果质量,夯实了数字档案馆建设资源基础。


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