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关于印发《湖北省畜牧兽医专业档案管理办法(试行)》的通知

发布时间:2016-04-05 来源:馆室处 阅读次数:

湖北省档案局  湖北省畜牧兽医关于印发

《湖北省畜牧兽医专业档案管理办法(试行)》的通知

各市、州、县档案局、畜牧兽医

为加强全省畜牧兽医专业档案管理,现将《湖北省畜牧兽医专业档案管理办法(试行)》印发给你们,请结合实际,遵照执行。

湖北省档案局 湖北省畜牧兽医

2016年317


湖北省畜牧兽医专业档案管理办法(试行)

第一章  总则

第一条  为加强全省畜牧兽医专业档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国畜牧法》、《中华人民共和国动物防疫法》、《湖北省畜牧条例》等有关法律法规,结合本省实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于本省行政区域范围内的各级畜牧兽医管理部门。

第三条  本办法所称的畜牧兽医专业档案是指各级畜牧兽医管理部门在畜牧兽医工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。

第四条  畜牧兽医专业档案工作是畜牧兽医工作的重要组成部分,贯穿畜牧业生产、经营、安全监管、疫病防控、技术推广等工作全过程,应与畜牧兽医监管工作同步推进,纳入督查范围。

第五条 各级畜牧兽医管理部门负责本行政区域内畜牧兽医档案工作的统一管理,接受上级畜牧兽医管理部门同级档案行政管理部门、农业主管部门的业务监督和指导。

第六条 各级畜牧兽医管理部门应当切实加强对畜牧兽医专业档案工作的领导,明确职责分工,落实责任主体,建立健全档案工作制度,配备相对稳定的专兼职档案管理人员。

第七条 各级畜牧兽医管理部门要保障畜牧兽医专业档案工作所需经费,配备必要的设施设备,确保档案安全。

第八条  各级畜牧兽医管理部门的档案管理人员应当忠于职守,具备相应的档案专业知识和业务能力,并履行下列工作职责:

(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针、政策;

(二)制定畜牧兽医专业档案管理制度,对辖区内畜牧兽医专业档案工作进行监督和指导;

(三)负责畜牧兽医专业文件材料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。

第二章  档案归档与整理

第九条  畜牧兽医管理部门应根据国家法律法规和有关规定,结合实际确定畜牧兽医专业档案的归档范围,及时做好收集、整理工作,确保畜牧兽医专业档案的完整、准确、系统和安全。任何组织和个人不得将档案据为己有或者拒绝归档。

第十条 畜牧兽医管理部门形成的畜牧兽医专业档案包括:

(一)动物疫病防控档案;

(二)行政许可档案;

(三)兽医医政管理档案;

(四)畜产品认证档案;

(五)无害化处理档案;

(六)畜牧技术培训和鉴定档案;

(七)畜禽养殖污染治理档案;

(八)地方畜禽遗传资源保护档案;

(九)政策性补贴资金档案;

(十)产业发展项目档案;

(十一)兽医实验室考核档案;

(十二)农产品质量安全检测机构考核档案;

(十三)执法案件档案;

(十四)畜产品安全监管档案;

(十五)草地监测档案

具体归档范围详见《湖北省畜牧兽医专业档案分类方案、归档范围、保管期限表》

第十一条 归档的畜牧兽医专业文件材料应为原件,且字迹工整、数据准确、图样清晰、材料齐全、手续完备,载体和字迹应当符合耐久性要求。

第十二条 畜牧兽医管理部门形成的畜牧兽医专业档案,应按《湖北省畜牧兽医专业档案分类方案、归档范围、保管期限表》的要求进行归档整理。纸质、声像、电子、实物等不同载体材料的具体整理方法,按照《湖北省机关档案工作业务建设规范》(鄂档规〔2011〕6号)的有关要求执行。

第三章  档案保管

第十三条 畜牧兽医专业档案应当纳入机关综合档案室集中统一管理。库房应符合要求,具备防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘、防鼠、防污染等功能,配备空调机、除湿机、温湿度记录仪、铁柜及防盗、防火设备。应加强库房日常管理,确保档案的安全。

第十四条 各级畜牧兽医管理部门档案室应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

第十五条 畜牧兽医专业档案管理人员应定期对档案进行安全检查和清点,并做好记录。对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施,并进行修补和复制。发现档案丢失的,应立即报告。

第十六条  畜牧兽医专业档案应按国家规定,按期向同级国家综合档案馆移交。

第四章  档案利用

第十七条 畜牧兽医专业档案应依法依规提供利用。查阅档案时须填写查阅登记表,办理查阅手续。

第十八条  档案原件原则上不能借出档案室,办案、审计等特殊情况须经主管领导签字同意办理登记手续后方可借出,并必须在3个工作日内归还。确需延期借阅的,须办理续借手续。

第十九条  档案利用者对借阅、复制的档案负有安全、保密责任,不得遗失、泄密、污损,严禁涂改、勾画、拆散、抽换档案,严禁转借或将档案擅自带出单位。

第二十条  各级畜牧兽医管理部门应定期对已超过保管期限的专业档案组织鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,经分管领导批准后销毁。未经鉴定和批准,不得私自销毁任何档案。

第二十一条 违反本办法,造成畜牧兽医专业档案损毁、丢失或泄密的,应当依法追究相关人员的法律责任,情节严重的依法移送司法机关处理。

第五章  附则

第二十二条  本办法自发之日起执行。

第二十三条  本办法由湖北省档案局、湖北畜牧兽医局负责解释。


湖北省畜牧兽医专业档案分类方案、

归档范围、保管期限表

分类方案

归  档  范  围

保管

期限

门类

类别

1

乡镇、县级、市州级疫苗、耳标申报汇总表

30年

2

湖北省重大动物疫病疫苗、耳标接收单

10年

3

湖北省重大动物疫病疫苗、耳标入库单

10年

4

湖北省重大动物疫病疫苗、耳标出库单

10年

5

湖北省重大动物疫病疫苗、耳标台账

10年

6

重大动物疫病免疫情况统计表(月报、春秋防期间周报)

10年

7

家畜、家禽免疫副反应、死亡统计表(月报)

10年

8

疫苗、消毒药品储备情况(季度)

10年

动物

疫病

监测

流调

1

年度动物疫病监测流调计划

10年

2

年度动物监测流调方案

10年

3

动物疫病监测分析报告、动物疫病流行病学调查报告

10年

4

重大动物疫病诊断疫情报告,委托诊断审批表,检测报告、结果报告

永久

重大

动物

疫情

处置

1

疫情报告

永久

2

疫情确认单

永久

3

扑杀令、封锁令

永久

4

扑杀及无害化处理录像、照片、登记表

永久

5

消毒灭源记录

永久

6

紧急免疫记录

永久

7

疫情解除封锁报告

永久

8

扑杀补贴签字确认登记表

永久

9

财政拨付资金凭据

永久

畜产

品安

全监

1

畜产品采样单、采样信息登记表

10年

2

畜产品质量检测委托书

10年

3

检测任务通知单

10年

4

检测方法及记录

10年

5

畜产品安全监测报告、监测专报、评估及预警报告

10年

生猪

定点

屠宰

场设

置审

1

书面申请材料等

30年

2

畜禽定点屠宰厂(场)区设计图

30年

3

畜禽定点屠宰厂(场)项目环境影响评价报告书、水质证明

30年

4

符合《生猪屠宰管理条例》第六条、第八条规定条件的有关技术资料、说明文件

30年

5

设区的市及县(市、区)畜牧兽医主管部门意见,省畜牧兽医局主管部门审查意见

30年

1

《种畜禽生产经营许可证》申请表

10年

2

申请报告

10年

3

品种来源证明

10年

4

从事管理和技术人员登记表

10年

5

仪器设备登记表

10年

6

免疫程序和防疫、监测制度

10年

7

生产经营管理制度和岗位责任制度

10年

8

售后服务及质量承诺制度

10年

9

动物防疫合格证复印件

10年

1

兽药经营申请及审批表

10年

2

企业基本情况简介

10年

3

质量管理体系方框图

10年

4

场所地理位置图、各功能区布局平面图

10年

5

管理制度材料

10年

6

提供与兽药经营相适应的兽药技术人员证明材料

10年

1

开办生鲜乳收购站申请及审批表

10年

2

生鲜乳收购站平面图和周围环境示意图

10年

3

冷却、冷藏、保鲜设施和低温运输设备清单

10年

4

化验、计量、检测仪器设备清单

10年

5

开办者的营业执照复印件和法定代表人身份证明复印件

10年

6

从业人员的培训证明和有效的健康证明

10年

7

卫生管理和质量安全保障制度

10年

8

生鲜乳运输车辆所有者的书面申请

10年

1

《动物诊疗许可证》申请及审批表

10年

2

动物诊疗场所地理方位图、室内平面图、各功能区布局图

10年

3

动物诊疗场所配置的设施设备清单

10年

4

动物诊疗机构的管理制度文本

10年

5

动物诊疗机构法定代表人(负责人)身份证明、相关培训证书原件及复印件

10年

6

动物诊疗机构诊疗人员的执业兽医资格证书原件及复印件

10年

7

法定医疗机构出具的工作人员健康证明

10年

动物

防疫

条件

行政

许可

1

《动物防疫条件合格证》申请及审批表

30年

2

场所地理位置图、各功能区布局平面图

30年

3

设施设备清单

30年

4

管理制度材料

30年

执业

兽医

师注

册备

1

执业兽医师注册申请表

永久

2

法定医疗机构出具的工作人员健康证明

永久

3

身份证复印件

永久

4

执业兽医师资格证书复印件

永久

5

与挂靠单位签订的合同

永久

执业

兽医

师资

格考

1

身份证复印件

30年

2

学历、学位证书复印件

30年

3

执业兽医资格考试报名表

30年

1

乡村兽医登记申请表

永久

2

学历证书复印件

永久

3

职业技能鉴定证书复印件

永久

4

培训合格证书复印件

永久

5

身份证复印件

永久

6

乡镇畜牧兽医站出具的从业年限证明

永久

绿

1

绿色食品标志使用申请书

10年

2

企业及生产情况调查表

10年

3

保证执行绿色食品标准和规范的声明

10年

4

生产操作规程(养殖规程、加工规程)

10年

5

产品执行标准

10年

6

产品注册商标文本复印件

10年

7

企业质量管理手册

10年

8

认证结果备案文件材料

10年

1

有机畜产品认证申请书

10年

2

有机畜产品认证调查表

10年

3

养殖场土地使用合法证明

10年

4

天然牧场土地使用合法证明

10年

5

养殖场(包括天然牧场)位置图、区域分布图

10年

6

天然牧场位置图、区域分布图

10年

7

畜禽饲养基本流程图

10年

8

饲料处理场所平面图、设备位置图及处理工艺流程图

10年

9

有机畜产品生产规划

10年

10

生产、经营管理手册

10年

11

畜禽养殖操作规程

10年

12

资源管理文件:有机生产管理者和内部检查员的简历、任命书及其他专业资质证明材料

10年

13

畜禽自繁或引入来源证明文件

10年

14

饲料与添加剂来源证明文件

10年

15

疫苗、中草药及常规药品来源证明文件

10年

16

养殖场清洁、消毒用品来源证明文件

10年

17

天然牧场在近36个月内未受到禁用物质污染的证明

10年

18

畜禽自繁或引入记录

10年

19

繁殖材料、饲料、添加剂、疫苗及常规药物等生产投入品的台账记录

10年

20

认证结果备案文件材料

10年

1

计划使用无公害畜产品标识申请表

10年

2

营业执照复印件

10年

3

法人身份证复印件、技术人员证书复印件

10年

4

内检员证书复印件

10年

5

动物防疫条件合格证复印件

10年

6

质量控制措施

10年

7

生产操作规程

10年

8

产地环境状况报告(《产地环境检验报告》和《产地环境现状评价报告》

10年

9

最近生产周期使用兽药的生产记录复印件

10年

10

无公害畜产品生产区域示意图

10年

11

培训情况和计划(附:培训情况表)

10年

12

无公害畜产品产地专管机构(附:专管和技术人员名单)

10年

13

无公害畜产品认证现场检查报告

10年

14

无公害产地认定与产品认证报告

10年

15

认证结果备案文件材料

10年

畜产

品地

理标

志认

1

登记申请书

永久

2

申请人资质证明

永久

3

产品典型特征特性描述和相应产品品质鉴定报告

永久

4

产地环境条件、生产技术规范和产品质量安全技术规范

永久

5

地域范围确定性文件和生产地域分布图

永久

6

产品实物样品或者样品图片

永久

7

其他必要的说明性或者证明性材料

永久

8

认证结果备案文件材料

永久

1

养殖环节病死猪无害化处理情况统计表

10年

2

养殖环节病死猪无害化处理补助经费请示资料

10年

3

无害化处理财政补贴资金拨付凭证

10年

1

病害猪无害化处理统计月报表

2

2

病害猪无害化处理统计月报汇总表

2

3

检疫处理通知单

2

4

无害化处理财政补贴资金发放花名册

10年

畜牧

技术

培训

和鉴

1

畜牧技术培训相关资料

10年

2

职业技能鉴定机构设置批复等文件

10年

3

职业技能鉴定质量管理体系,程序文件

10年

4

职业技能鉴定管理员、考评员、督导员基本信息

10年

5

职业技能鉴定工作实施方案

10年

6

职业技能鉴定人员报名表

10年

7

职业技能鉴定鉴定人员合格人员名单和证书发放清单

10年

畜禽养殖

污染治理

1

畜禽养殖场(大户)污染治理相关资料

10年

地方

畜禽

遗传

资源

保护

1

地方畜禽品种登记

10年

2

地方畜禽品种保护方案

10年

3

地方畜禽品种保护区或保种场管理

10年

4

地方畜禽品种保护效果评价资料(含原始数据)

10年

5

地方畜禽品种冻精站、胚胎库资源保护状况

10年

6

地方畜禽品种保护工作年度总结

10年

政策

性补

贴资

1

畜禽良种补贴项目文件材料

30年

2

农业保险财政保费补贴资金申报文件材料

30年

3

生猪调出大县奖励资金申报及使用有关文件材料

30年

产业

发展

项目

1

项目立项请示及批复

30年

2

项目申报表

30年

3

项目申报书(标准化文本)

30年

4

项目验收请示

30年

5

项目验收表

30年

6

项目验收意见及专家组签字表

30年

7

附图、附表、附件等相关材料

30年

1

兽医实验室质量体系文件(质量手册、程序文件与管理制度、作业指导书、生物安全手册)

10年

2

实验室考核申请表、评审报告、整改报告

10年

3

实验室考核证书(复印件)

10年

4

实验室技术人员档案(相关能力和确认日期、教育和专业资格、培训、技能、身体状况和工作经验等方面的记录)

10年

5

主要仪器设备档案(名称、编号;制造商名称、型号、序号;存放位置;接收时的状态及验收记录;使用说明书或其复印件;校准或检定的日期、结果以及下次校准或检定日期;维修、维护记录和维护计划;损坏、故障、改装和维修的历史记录等)

10年

6

历年实验室检测报告副本

10年

7

培训计划和培训记录

10年

8

内审、管理评审记录

10年

9

主要仪器使用原始记录

10年

1

单位概况

10年

2

申请机构考核检测项目一览表

10年

3

人员基本情况一览表

10年

4

仪器设备配置一览表

10年

5

机构法人资格证书或者其授权的证明文件(复印件)

10年

6

上级或有关部门批准机构设置的证明文件(复印件)

10年

7

质量体系文件(质量手册、程序文件与管理制度、作业指导书目录)

10年

8

计量认证证书及附表(复印件)

10年

9

典型性检验报告

10年

10

技术人员资格证明材料(学历证书、省级以上农业行政主管部门考核证明、中级以上技术职称证书复印件)

10年

11

技术负责人和质量负责人技术职称证书

10年

1

当场处罚决定书

一般

程序

案件

永久

 ,简

易程

序案

件10

2

行政处罚立案审批表

3

询问笔录

4

现场检查(勘验)笔录

5

抽样取证凭证

6

产品确认通知书

7

证据登记保存清单

8

登记保存物品处理通知书

 ,

10

9

查封(扣押)决定书

10

查封(扣押)现场笔录

11

解除查封(扣押)决定书

12

案件处理意见书

13

责令改正通知书

14

行政处罚事先告知书

15

行政处罚听证会通知书

16

听证笔录

17

行政处罚听证会报告书

18

行政处罚决定审批表

19

行政处罚决定书

20

陈述申辩笔录

21

送达回证

22

罚没物品处理记录

23

行政处罚结案报告

24

履行行政处罚决定催告书

25

强制执行申请书

26

案件移送函

畜产

品安

全监

养殖

场监

1

养殖场监管记录

10年

2

养殖场违禁药物检测记录

10年

兽药

饲料

监管

1

兽药饲料现场检查记录

10年

2

兽药饲料整改记录

10年

草地

监测

1

年度草地监测工作计划

10年

2

年度草地监测工作总结

10年

湖北省档案局办公室                      2016年 3月 17日印发

湖北省畜牧兽医专业档案管理试行办法


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