湖北省档案局关于印发《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》的通知

发布时间:2016-04-05 来源:馆室处 阅读次数:

湖北省档案局关于印发《湖北省机关档案

工作目标管理考评办法》的通知

 

各市、州、县档案局,省直各单位档案部门:

为了深入贯彻实施档案法律法规,进一步规范全省机关档案工作目标管理考评,全面提高新形势下机关档案工作服务能力,省档案局对《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》(鄂档规20111号)进行了修订,现印发给你们,请认真组织实施。

 

 

湖北省档案局

                                2016321


 

湖北省机关档案工作目标管理考评办法

 

1989年制定,1999年第一次修订,2007年第二次修订,2009年第三次修订,2011年第四次修订,2016年第五次修订。)

 

第一条 为了深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》等档案法律法规,全面加强机关档案管理规范化建设,结合湖北省实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于全省各级党政机关、人民团体及其他相关机构(以下简称“机关”)。

第三条 机关档案工作目标管理考评(以下简称“考评”)分为省特级、省一级、省二级三个等级,实行自愿申报、属地考评。

第四条 申报等级考评必须具备以下条件:

一、依法办理档案登记;

二、各门类载体档案实行集中统一管理,并按规定向同级国家综合档案馆移交到期档案及其数字化副本;

三、档案库房安全符合国家相关要求,近三年没有发生档案安全事故;

四、申报省特级考评(含复查。下同),直属单位及系统档案工作90%右达到省二级以上标准,省直机关还应实现电子文件在线归档。

第五条 考评采取综合评议打分的方式进行。省特级达标分数为90分(含)以上,无系统的机关达标分数为95分(含)以上;省一级达标分数为85分(含)—90分(不含);省二级达标分数为80分(含)85不含)。考评内容和评分标准见《湖北省机关档案工作目标管理考评标准及评分表》(省二级不考评带号的条目)。

第六条 考评权限

省档案局负责省直机关及其直属单位的考评。

市州、直管市、神农架林区档案局负责所辖地区的考评工作。是否对县(市、区)档案局下放考评权限,由市州档案局根据实际情况决定,并报省档案局备案。

第七条 考评程序

考评程序依次为申报、评审、公示、审批四个步骤。

一、申报

符合条件的机关,当年3月31日前向同级档案局提出等级考评创建申请,各级档案局审核汇总后及时下达考评计划。

按计划完成自查工作的机关,对照《湖北省机关档案工作目标管理考评标准及评分表》进行自查评分,填写《湖北省机关档案工作目标管理考评申报审批表》,向同级档案局提出验收申请。有条件的地区原则上实行网上申请。

二、评审

(一)评审组织

评审工作由具有考评权限的档案局会同相关主管部门共同组织。评审人员由档案局评聘的评审员组成。评审成员为3—5人。

鼓励各地区创造条件逐步推行网上评审。

(二)评审时间

各级机关应按照年初申报计划和拟考评时间,及时完成创建工作。评审工作应于当年1210日前完成。

(三)评审程序

1.听取档案工作目标管理及自查情况汇报;

2.对照考评标准,严格认真检查;

3.审查依据材料,逐项评议打分,形成评审意见;

4.评审组与被考评机关交换意见

省特级考评前,评审组可随机抽查所属系统相关单位的档案工作情况。

三、公示

评审通过的机关,由负责考评的档案局在其档案信息网站或相关门户网站公示,接受社会监督。公示时间不少于5天。

四、审批

(一)审批依据

1.申请计划、自查报告;

2.申报审批表;

3.考评表;

4.公示结果;

5.廉政告知书。

(二)确认备案

各级档案局业务部门将考评结果报局领导审批通过后发函确认,并在网上公布。审批结果按地区统一编号,编号方法见《湖北省机关档案工作目标管理考评审批编号编制规则》。

各市州、直管市、神农架林区档案局每年1215日前将辖区内当年考评确认的情况汇总报省档案局备案。备案表样式见《湖北省机关档案工作目标管理考评审批备案表》。

第八条 复查

复查每三年一次。取得档案目标管理等级的机关,应在有效期满当年提出复查申请。复查程序及内容考评相同。复查合格的,发函确认。

到期未申请复查的,等级资格自动失效。级以上一级机关省一级、省二级复查三次后,应按上一等级进行考评。

第九条  抽查

省档案局负责对市州、直管市、神农架林区机关档案工作目标管理省一级以上考评情况进行抽查

市州档案局负责对辖区内具有考评权限的县(市、区)考评情况进行抽查

抽查发现考评质量、程序不符合标准超过30%或反映问题突出的地区,取消该档案局的考评资格并限期整改。整改合格后申请恢复考评资格。被考评机关没有达到相应等级考评标准的,取消其等级资格。

第十条  各级档案局是考评工作的责任主体,必须“坚持标准、坚持程序、确保质量”,坚持把纪律挺在前面,不得许愿或提出任何附加条件,不得与创收和收取任何费用挂钩,并实行《廉政告知书》制度。

第十一条  本办法由湖北省档案局负责解释。

第十二条  本办法自印发之日起执行。原《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》(鄂档规20111号)同时废止。

 


附件1

湖北省机关档案工作目标管理考评标准及评分表

申报等级:                                                                自查总分:   分   评审总分:   分

序号

考核

项目

分数

评分细则

自查评分

评审评分

扣分

扣分原因

扣分

扣分原因

组织管理

(18)






1

领导重视

4

1. 档案工作列入领导议事日程。有当年研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录(1分)。

2. 分管领导和有关职能部门工作职责中有档案工作内容(0.5分)。

3. 本单位发展规划和年度工作计划中对档案工作有明确要求(1)

4. 制定了年度档案工作计划(0.5)

5. 将档案工作纳入本系统年度绩效考核(1分)。





2

机构人员

3

1. 建立了以机关综合档案室为中心的档案工作管理网络(0.5分)。

2. 档案员是在编工作人员并保持相对稳定(0.5)

3. 档案员文化水平达到大专以上(0.5分);持档案工作人员岗位培训合格证书

1分);近三年年度考核称职(合格)以上(0.5)





3

建设

2

1. 积极推进依法治档,认真组织学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》、

《湖北省档案管理条例》等法律、法规1分)。

2. 组织或积极参加档案法规及业务知识培训(1分)。





4

制度建设

6

1. 制发了本单位或系统档案管理办法并发文(0.5分)。

2. 制发了系统专业档案管理办法,并得到有效执行(2分)。

3. 制定了本单位档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等

制度,内容规范并得到有效执行(2分)。

4. 制定了本单位档案分类方案、归档范围、保管期限表(三合一制度),

报档案行政管理部门或上级机关审核,并得到有效执行(0.5分)。

5. 对直属单位或二级单位的三合一制度进行了审核把关,有依据材料(05分)。

6. 制定了本单位档案安全管理应急预案(0.5分)。





5

组织协调

3

1. 积极参加档案行政管理部门组织的活动(1分)。

2. 对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导有记录2分)。





硬件建设

(13)






6

档案用房

5

1. 档案库房与办公室、阅档室分开(1单位小,没有专门的阅览室可不扣分)。

2. 库容满足今后10年以上档案保管的需要(1分)。

3. 库房建设符合档案保管要求(1.5分),库房楼层及方位有利于保护档案(0.5分)。

4. 实物档案陈列室的建设符合《湖北省机关档案工作业务建设规范》要求(1分)。





7

设施设备

6

1. 符合要求且能正常使用的消防报警、安全监控系统(2分),灭火器材在有效

使用期内(0.5分)。

2. 库房配备铁门、铁窗及防紫外线、防有害生物设施并防护效果良好1分)。

3. 库房配备满足工作需要的空调机、除湿机、温湿度记录仪,功率与空间匹配运

行状况良好(1分)

4. 配备有刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机等档案工作所需设备(1.5分)。





8

档案装具

2

1档案库房内安装了符合标准的档案密集架或档案柜1分)。

2档案整理和保管装具(卷、盒、夹)符合标准,特殊载体档案有安全适用的

专用装具(1分)。





基础业务

(27)






9

收集归档

8

1归档文件的制成材料和书写材料符合要求(0.5抽查发现1处不符合要求扣0.1分,所负分值扣完为止。下同;归档文件中保存有收发文处理签和发文定稿(0.5抽查发现1处扣0.1分)。

2各门类档案资料归档及时,收集齐全完整、集中统一管理(共7分。文书、科技、会计、声像、电子、实物档案专业档案各1抽查发现1处扣0.1分)。





10

整理工作

7

1. 文书、科技、会计、专业档案分类科学(0.5分),组卷(分件)合理(0.5分),保管期限划分准确(1分),排列有序(0.5分),编号规范(0.5分),目录齐全(0.5 分),备考表填写完整(0.5分),装订、装盒符合规定(0.5分),整齐美观(0.5分)。以上各项抽查发现1处扣0.1分。

2.  声像、电子、实物档案及资料整理规范(2分,抽查发现1处扣0.1分)。





11

档案保管

6

1档案柜架标引醒目(0.5分),有档案存放示意图(0.5分)。按《全宗卷规范》(DA/T12-2012)建立了全宗卷(1分)。库房内清洁卫生,无虫、霉、潮湿及杂物堆放现象(0.5分)。

2重大节假日前对档案库房进行了安全检查并有记录(0.5分),温湿度控制达到国家规定标准并记录齐全1连续3个工作日不达标扣0.1分),及时更换预防虫、霉药物并定期对档案库房杀虫灭菌有记录(0.5分)。

3对档案专用设备建立了台账(0.5);各类档案收进、移出登记簿及相关审批手续齐全1分)。





12

统计鉴定

3

1及时、准确向档案行政管理部门填报档案工作统计年报(0.5分)。

2成立了档案鉴定小组(0.5分)。

3开展了到期档案鉴定和向档案馆移交档案解密鉴定工作(2分)。





13

移交销毁

3

1各机构按时向本单位综合档案室移交档案,交接手续齐全(1分)。

2及时向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件和公开信息(1.5分)。

3销毁档案有清册,审批及监销手续齐全(0.5分)。





档案信息化

(29)






14

工作条件

5

1建立有机关办公档案管理协同发展的内部局域网(2分)。

2配备了档案管理专用计算机及先进的网络化应用软件(2分)。

3配备了档案数据管理专用服务器(0.5分)。

4档案人员会操作使用计算机及档案管理应用软件(0.5分)。





15

数据管理

15

1各门类档案目录数据库建立齐全3分)。

2建立了全部文书、专业档案(短期或定期10年除外)全文数据库(满分6分;

按室藏档案数字化比例得分;低于50%不得分)。

3建立有照片、音频、视频档案多媒体数据库(2分)。

4实现了OA系统及各专业管理系统原生电子文件在线归档管理3分)。

5按规定向同级国家综合档案馆移交电子档案数据(1分)。





16

数据安全

4

1数据库结构及数据质量符合关要求(1分)。

2电子档案数据实行了2种以上介质及2套以上安全备份(1分),对备份数据

定期进行了技术检测并适时进行了数据迁移(1分)。

3本单位档案数字化外包和电子文件数据管理符合信息安全及保密规定(1分)。





17

信息查阅

5

1. 可在档案阅览室查阅本单位电子档案目录(1分)。

2. 采取了授权访问方式管理机关档案数据库(1分)。

3可在机关内部局域网上按访问权限查阅档案全文数据(2分)。

4可在机关网络政府门户网站查阅本单位的公开信息目录及全文(1分)。





开发利用

13






18

档案检索

4

1文书档案案卷目录和归档文件目录(0.5分)、科技档案案卷目录(0.5分)、会计档案案卷目录(0.5分)、声像档案目录(0.5分)、电子档案目录(0.5分)、实物档案目录(0.5分)、专业档案目录(0.5分)编制齐全。

2档案目录或全文检索效果好(0.5现场随机抽查10个问题)。





19

日常利用

1

1开展了现场查阅、来函来电代查、出具档案证明、专题查询等多种形式的档案利用服务工作(0.5分)。

2档案利用及利用效果登记全面、记录具体,有利用者签字0.5分)。





20

编研开发

5

1.  编写并及时补充完善了全宗介绍(0.5)、组织沿革(0.5分)、大事记(0.5分),

主要业务工作基础数字汇编(0.5分)等参考资料。

2编制了文号文件汇编0.5分)、专题文件汇编(0.5分),专业资料汇编(0.5分)。

3收集有本单位年鉴及专业工具书(0.5分)。

4档案资料编写规范,具有连续性,使用价值高(0.5分)。

5按规定向同级国家综合档案馆报送了主要编研成果(0.5分)。





21

利用效果

3

1. 写了档案利用效果实例选编0.5分),并按规定向级档案行政管理部门

报送(0.5分)。

2. 档案利用服务工作成绩突出,效果显著,受到领导和有关方面的好评,有实例  

2分)。





自查时间:       年   月   日                           评审时间:     年    月    日

自查单位: (盖章)                                        评审组组长:


附件2

 

湖北省机关档案工作

目标管理考评申报审批表

 

 

申报单位                 (盖章)

 

申报等级                         

 

评审时间           年    月    日

 

审批编号                         

 

 

 

湖北省档案局制

20163


填  表  说  明

 

1.“申报单位自查情况填写自查时间及考评标准各大项的基本评价。

2.“档案工作基本情况统计表中文书档案件数,是指按新的归档文件整理方法形成的件数。按传统方法整理的案卷填写卷数,不重复填写件数

3.评审意见由评审组负责填写。主要填写评审过程、基本评价及建议等。

4.评审组成员名单事先打印,评审时现场签名。

5.主管部门审查意见栏,根据实际情况填写。

6.“批准机关审批意见”是指具有审批权限的档案行政管理部门意见。

7.此表正反双面打印。


申报单位自查情况


档案工作基本情况统计表

文书档案

科技档案

 

(卷)

专业档案

声像档案

(盘)

(件)

 

 

(册)

编研材料

 

 

 

 

(张)



(盘)

(张)

 

 

(万)

 

 















检索工具

机读目录

全文数据

利用档案

资料(近3年平均数)

档案库房、设备、装具

 

 

(条)

 

(张)

 

(件)

(m2)

 

(台)

 

(台)

 

(台)

 

(台)

 

(台)

湿

 

(台)

温湿度计量仪

 

(个)

密集

架或档案

(m3)



















评     审    意    见



评  审  组  成  员  名  单

序号

姓 名

工  作  单  位

行政职务

(技术职务)

评审员

签   名





组  长






成  员
























































 

 

主管部门

审查意见

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(盖章)

 

年  月  日

 

批准机关

审批意见

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(盖章)

 

年  月  日

 


附件3

 

××××20××〕  号

 

×××档案局关于确认×××(单位)

机关档案工作目标管理等级的函

 

××××××(单位):

根据贵单位的申请,按照《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》的规定,经评审,确认贵单位档案工作为××级(通过××复查),审批编号:      ,有效期三年。

 

 

 

 

                                 ×××档案局

     年    月    日


附件4

湖北省机关档案工作目标管理考评

审批编号编制规则

 

湖北省机关档案工作目标管理考评办法审批编号(以下简称审批编号)由地区代码、考评等级代码及年度、顺序号组成,用“—”连接,各项代码编写规则如下:

地区代码:见《各市、州、县地区代码表》(附后);

考评等级代码:省特级标示为“T”、省一级标示为“Y”,省二级标示为“E”;复查时,在字母后加汉字“复”。省特级、省一级、省二级复查分别标示为“T复”、“Y复”、“E复”。

年度:用4位阿拉伯数字标示审批年度,如“2016”。

顺序号:三个等级考评和复查分别从“1”开始编写顺序号。

示例如下:

示例1WHT20161,为武汉市市直2016年省特级晋升第1家通过审批单位编号

示例2HSAY20162,为大冶市2016年省一级复查第2家通过审批单位编号

 


各市、州、县地区代码表

地区名称

代码

地区名称

代码

地区名称

代码

地区名称

代码

武汉市

WH

武当山特区

SYI

公安县

JZE

蕲春县

HGH

江岸区

WHA

襄阳市

XY

石首市

JZF

武穴市

HGI

江汉区

WHB

枣阳市

XYA

监利县

JZG

黄梅县

HGJ

硚口区

WHC

宜城市

XYB

洪湖市

JZH

龙感湖管理区

HGK

汉阳区

WHD

南漳县

XYC

荆门市

JM

咸宁市

XN

武昌区

WHE

保康县

XYD

京山县

JMA

咸安区

XNA

青山区

WHF

谷城县

XYE

沙洋县

JMB

嘉鱼县

XNB

洪山区

WHG

老河口市

XYF

钟祥市

JMC

赤壁市

XNC

蔡甸区

WHH

襄州区

XYG

东宝区

JMD

通城县

XND

江夏区

WHI

襄城区

XYH

掇刀区

JME

崇阳县

XNE

东西湖区

WHJ

樊城区

XYI

鄂州市

EZ

通山县

XNF

汉南区

WHK

宜昌市

YC

鄂城区

EZA

随州市

SZ

黄陂区

WHL

宜都市

YCA

华容区

EZB

随县

SZA

新洲区

WHM

枝江市

YCB

梁子湖区

EZC

广水市

SZB

黄石市

HS

当阳市

YCC

孝感市

XG

曾都区

SZC

大冶市

HSA

远安县

YCD

孝南区

XGA

恩施州

ES

阳新县

HSB

兴山县

YCE

汉川市

XGB

恩施市

ESA

黄石港区

HSC

秭归县

YCF

应城市

XGC

利川市

ESB

西塞山区

HSD

长阳县

YCG

云梦县

XGD

建始县

ESC

下陆区

HSE

五峰县

YCH

安陆市

XGE

巴东县

ESD

铁山区

HSF

夷陵区

YCI

大悟县

XGF

宣恩县

ESE

十堰市

SY

西陵区

YCJ

孝昌县

XGG

咸丰县

ESF

丹江口市

SYA

伍家岗区

YCK

黄冈市

HG

来凤县

ESG

郧阳区

SYB

点军区

YCL

黄州区

HGA

鹤峰县

ESH

郧西县

SYC

猇亭区

YCM

团风县

HGB

仙桃市

XT

房县

SYD

荆州市

JZ

红安县

HGC

天门市

TM

竹山县

SYE

荆州区

JZA

麻城市

HGD

潜江市

QJ

竹溪县

SYF

沙市区

JZB

罗田县

HGE

神农架林区

LQ

茅箭区

SYG

江陵县

JZC

英山县

HGF



张湾区

SYH

松滋市

JZD

浠水县

HGG



 


附件5

湖北省机关档案工作目标管理考评审批备案表

填表单位:                         填表时间:

序号

单位名称

评审组

负责人

审批编号

批文字号

备注















































































注:此表由各市、州、直管市和神农架林区档案局汇总后,于审批当年1215前报省档案局备案。
附件6

廉 政 告 知 书

 

                   

敬请贵单位对档案行政工作给予廉政支持。根据《湖北省档案局关于进一步加强档案行政工作廉政建设的若干规定》:档案行政工作不与档案部门的创收挂钩;不收取评审费和以任何名义在贵单位报销费用;不参与用公款支付的高消费娱乐、健身活动;不索取、接受礼金、有价证券和贵重物品;不从中谋取任何个人利益。特此告知,请予监督。

举报电话02787237880;网址:湖北档案信息网(http://www.hbda.gov.cn/)。

 

 

                             ×××档案局

(公章)   年   月   日

 

 

被考评单位接待负责人(签字):

 

评审组组长(签字):


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 











湖北省档案局办公室                      2016331日印发


文件下载地址:鄂档规[2016]1号 机关考评办法 2016年3月31日印发


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